郑云端 ：行政的目的

中秋到了，各公司都在PK月饼的设计。

端午到了，很多公司都在PK粽子的种类。

春节到了，各公司都在PK年会的节目和抽奖的奖项。

工位不够了，温度不对了，水没有了，文具没有了，厕所堵了，餐厅不好吃了，找不到会议室了，东西丢了，下雨了，班车迟到了……

看上去，行政的小伙伴做的都是一般琐碎的事情。在公司的诸多职能当中，最容易被忽视而投入不足的也是行政团队。

很多行政的小伙伴，也在忙碌和琐碎中迷失了，找不到自己工作的目的、逻辑、和方法，甚至找不到自己的职业生涯。

关于各个专业的文章汗牛充栋，搜索一下关于行政管理的文章寥寥无几。

作为公司的CHO，我一般会主动要求负责行政管理。因为行政管理和公司的文化以及员工的士气息息相关。

行政的职责，大体包括办公区管理、行政资产管理、基础服务管理。

人类经历了农业时代、工业时代、互联网时代，主要的活动场景已经逐步从田野、厂房，向办公室迁移。而行政正是这个场景的核心塑造者和影响者。

行政是文化 - 如果说愿景、使命、价值观，是一个公司文化的软装。那么，一个公司的办公区，就是这个公司文化的硬装。硬装是软装的载体，反过来会影响软装。

行政是效率 - 很多行政的小伙伴，以为行政的本质是福利。实际上，行政的本质是效率。

行政是士气– 没有什么是一顿火锅解决不了的。如果一顿不够，那就两顿。

实际上，行政服务的好坏，已经站在了人才竞争的前线。

1.行政是文化

大约十四年前，我在宝洁新加坡工作。宝洁公司正在推进“开放办公区”的文化。

宝洁东南亚总裁，是没有独立办公室的。在办公区里，大家一眼就可以看到他。据说美团的兴哥，也是这样的开放办公。

一把手放弃独立办公室，大约就是互联网时代的“官兵一致”。“官兵一致”，是有战斗力的，是有利于“力出一孔”的，是有利于打破层级边界的。在需要同甘共苦、自下而上创新的环境，这一点尤其重要。

人的天性就是地盘意识。很多公司的管理者，都希望通过哪怕细微的地盘差异，来体现自己的高人一等。办公室大一点、办公室在某个位置、办公室多个茶壶，都能成为有效的自我暗示和暗示他人的方式。

也有很多公司的最高层管理者，利用这一点来激励自己的各级管理者。例如独立电梯、独立办公室、专有餐厅、专有车位、专有福利……。

总体来讲，这样的激励是得不偿失的。办公区的配置差异，最有效的呈现了公司的权力距离，也有效的增加了跨层级沟通的难度。

很多公司，在创业期活力十足，但是搬进豪华的办公区之后，反而失去了动力，和行政对于文化的影响有很大的关联。行政，反映了领导者的潜意识和底层价值观。

宝洁公司还推行了“移动办公”的政策。

办公区都是开放的工位，工位之间没有隔断，整个办公区一目了然。每个员工也没有固定的工位，但是有一个专有的可移动的柜子，可以放自己所有的私人用品。在办公区门口，有一个磁铁的办公区工位图，还有印有每个员工名字的棋子。

每天早上，大家先来的可以自由选择自己的工位。某个专业团队、或者某个临时项目组，也可以选择坐在一起。办公区充满活力，看得见每个人的状态。每天下班的时候，行政团队会把所有工位归零，把所有私人柜子靠边。

这样的办公区工位管理，是为了促进团队之间的沟通合作，避免人为的隔离。

这样的办公区管理，并不是为了节约空间，虽然可能有一定的节约。节约出来的空间，会变成大大小小不同的会议室、哺乳室、冥想室、瑜伽室、培训室、健身房……。

另外一个例子是谷歌，谷歌的行政对于文化也有很深的理解和影响。

谷歌的办公区，都是拥挤的、嘈杂的、人生鼎沸的，转个身都可能碰到旁边人的。但是谷歌的休闲区，都是宽敞的、安静的、可以独立思考的，例如小会议室、冥想室、咖啡厅。

我同样也看到，有些公司是背道而驰的。办公区等级森严，安静到针掉到地上都能听到，员工走路轻手轻脚，避免干扰了在独立办公室的领导。

还有些公司，管理者办公室都是在有阳光的位置，员工被安置在昏暗的“中心区”。

当然，领导者塑造文化。行政的小伙伴很多时候并没有决策权，但是有建议和影响的职责。

2.行政是效率

行政的本质，是效率。

人类社会的进步，实际上是一个分工不断细化的过程。公司里的专业岗位越来越多，一方面专业提高了效率，同时也增加了专业的深井和沟通的难度。

开放办公区的安排，是为了促进跨层级、跨专业、跨团队的沟通。毕竟在公司里，专业不是目的，达成目标才是目的。而达成目标的关键，是沟通决策的效率。

贝壳行政的小伙伴，有几个口号，听上去很容易让人误解。

一个是“让小伙伴失去生活自理能力”。餐厅提供一日四餐，有多班班车，有手机贴膜，有快递服务，有按摩、瑜伽、美甲，有天气预报，有雨伞……，林林总总，好像有数十项服务。

一个是“有求必应”。行政的小伙伴在公司的各个群里，也在公司内网上。无论员工有什么需求，第一时间响应。其实未必能够满足每一个需求，但是重要的是第一时间响应需求，识别需求，做好沟通。

行政的小伙伴这么做，其实并不全是因为心地善良。归根结底，是为了提高员工的效率。把员工有效的时间，从各类复杂的基本生活需求中解放出来，更多释放在工作上。

很多公司设立公司餐厅、班车、休息室，本质上都是为了节约员工的时间，提高使用时间的效率。

3.行政是士气

现代组织的节奏，稍不留神，灵魂就跟不上脚步。

在组织里，更多的项目，让大家永远马不停蹄。

如果一个组织里只是工作，只是正式的沟通，只是一个节奏，那组织里的氛围一定是非常干燥的，而且不一定是有效率的。

贝壳行政的小伙伴，组织了丰富多彩的活动。

其中有一个是“逢节必过”。全年十几个节日，包括有些我从来没有听说过的节日，都会有活动。有时候是加餐，有时候是快闪，有时候是礼品，有时候是满眼的宣传。

还有一个“贝壳十二联盟”，基本上相当于大学的各类社团俱乐部。每年组织的“王者荣耀”游戏大赛，都是大家期盼的保留曲目。

这些活动和联盟，其实是在构建组织里的“非正式组织”和“多重组织”，促进非正式沟通和社交沟通，增强组织的凝聚力和归属感。

4.行政的成功标准

行政，其实是可以非常成功的。

阿里的CPO童文红，据阿里的宣传，是公司前台起步的。

微软的露宝（Lubow）, 在比尔.盖茨21岁创业的时候，担任微软的“管家”。

据说某互联网公司餐厅的大师傅，在上市的时候也获得了千万的财富。

行政的小伙伴，最核心的素质是“操心”，因为行政的事情千头万绪。“操心”的底层，其实是“责任感”、“爱”、“用户至上”。

行政的小伙伴，非常需要培养的素质是“结构化”思维。是否能够“结构化”思考、规划、评估行政工作的效率。“结构化”是“专业化”的标志。

行政管理，有两个核心的KPI。一个是“人均行政预算”，一个是“行政服务满意度”。之所以说是KPI，是因为这两个指标并不是越高越好，也不是越低越好，而是取决于最终的政策目的能否有效达成。

行政小伙伴的职业生涯，可以和人力资源模块、采购模块、或者财务模块连接，其中最顺理成章的，可能是人力资源模块。

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